0
أتمتة العمليات الإدارية للصيدليات هي جزء من عملية التطور في نظم إدارة الوثائق الإلكترونية لإنجاز الأعمال الروتينية وإدارة الملفات والمعلومات، والاحتفاظ بها وتخزينها وفهرستها واسترجاعها وتنسيقها وإتلافها.
وتهدف الأتمتة إلى تمكين مدير الصيدلية أو المالك من الاطلاع على كافة البيانات المتعلقة بسير العمل، بالإضافة لتوفير بيانات دقيقة عن احتياجات العملاء وتقارير تخدم الرقابة والتخطيط لتطوير الأعمال.
يهدف نظام أتمتة العمليات الإدارية للصيدليات إلى خلق بيئة عمل إلكترونية توفر مرونة في العمل وتضمن الحصول على أفضل النتائج عن طريق إدارة واستخدام المعلومات المدخلة من أكثر من مصدر وجهاز إلى النظام، وإضافة خصائص ولغات عديدة إلى النظام.
ومع دخول عصر التحول الرقمي تحولت أتمتة الأعمال والإجراءات الفنية والتشغيلية والمكتبية لتكون معياراً هاماً في تحقيق الجودة الإدارية المطلوبة.
سواء كانت الصيدليات كبيرة أو صغيرة، فردية أو سلسلة صيدليات، لأنها تنجز الأعمال الروتينية في أقصر وقت ممكن وبأقل تكلفة.
وتلغي الأتمتة الاعتماد على الأوراق والدفاتر والسجلات لتمكن الإدارة من الاعتماد على الإجراءات والنظم الآلية والتقنية، وهو ما يزيد من قوة وسلاسة النظام الإداري الداخلي، ويساعد ي تحسين خدمة العملاء
وعلى سبيل المثال فإن الأدوية التي تصل إلى العميل تعتمد على سلسلة من الإجراءات منذ توريد الأدوية للصيدلية وحتى وصولها للعميل مثل استلام الأدوية، ثم مرحلة فرز ومراجعة الأصناف، ثم مرحلة التخزين، وبعدها أوامر التوزيع لكل فرع.
وتتضمن كل مرحلة أنشطة مختلفة حيث يتضمن استلام الأدوية أوامر شراء وإصدار فواتير، ثم يتم إعداد كشوف للفرز وكتابة الملاحظات، وتحديد المرتجعات وتستمر الأنشطة والإجراءات وصولاً إلى بيع الأدوية للجمهور.
لا تعني الأتمتة للصيدليات تهديد مهنة الصيدلة ووظائف الصيادلة، بل على العكس تساعدهم على إنجاز الأعمال الروتينية بسهولة.
وتتيح لهم معلومات وبيانات كاملة تساعدهم على اتخاذ القرارات بسرعة ودقة، لأنها تخفض وقت دورة العمل الإدارية وتزيد من السرعة، وترفع مستوى الجودة، وتعمل على تخفيض نسبة الأخطاء البشرية.
وأهم وظيفة لعملية الأتمتة، هي نقل المعرفة لدى الصيادلة والعاملين في مجال الصيدلة بتحويل الإجراءات والأنشطة والمهارات الخاصة بالعاملين إلى معلومات ومعرفة إلكترونية بما يضمن استمرارية العمل بنفس الكفاءة حتى مع تغير الكوادر البشرية.
بالإضافة إلى وجود تطوير ونمو مستمر للنظام مهما تغير الأفراد في المنظومة الإدارية.
- مرحلة الفهم والاستكشاف
تتضمن هذه المرحلة التعرف على كافة الإجراءات والأنشطة في المؤسسة استعداداً لأتمتتها، ويتضمن ذلك التخطيط لتحويل العمليات الإدارية المعقدة إلى عمليات أبسط يمكن إتمامها إلكترونياً.
بالإضافة لضم العمليات الإدارية غير المعلنة في دورة العمل الرسمية إلى المنظومة، ويتم تنفيذ هذه المرحلة على ثلاثة مستويات:
- الإجراءات التي لها علاقة مباشرة مع العميل.
- الإجراءات الداخلية التي لها علاقة بالموظفين.
- الإجراءات التي لها علاقة بالموردين.
جمع وتحليل المعلومات التفصيلية من المراحل العامة في أتمتة العمليات الإدارية للصيدليات لأنها تتضمن اتخاذ قرار بأتمتة الإجراءات بشكل منفصل أو مجمع.
ودراسة النماذج والأوراق التي يتم استخدامها لإتمام كل مهمة، وكيف تتم، وما علاقتها بالمهام الأخرى.
ومن أبرز طرق جمع المعلومات وتحليلها هو اللقاء المباشر مع العاملين في الصيدليات، حيث يمكن من خلال الحوار والنقاش التعرف على الإجراءات والأنشطة التي يقوم بها كل موظف، مما يساعد على رسم خريطة كاملة للعملية الإدارية.
- مرحلة بناء النموذج المصغر
يتم إنجاز تصور تفصيلي للإجراءات وكيف ستتم بعد أتمتتها وتحويلها لأنشطة، ويبدأ تحويل بعض الأنشطة إلى النظام الإلكتروني، ويتم استكمال بقية الأعمال الروتينية كما هي، وذلك لاختبار فعالية النظام.
ويتم اختبار نموذج TO-Be Modeling وإضافة التعديلات عليه حتى يصل إلى أفضل صورة ممكنة قبل تنفيذ كامل النظام بشكل فعلي.
يتحول التطبيق المؤقت إلى تطبيق كامل يحول كافة الإجراءات اليدوية الروتينية إلى إجراءات مؤتمتة بشكل فعلي باستخدام أحد الأساليب التالية:
- تطبيقات جاهزة.
- تطبيقات إدارة تدفق العمل.
- أدوات أتمتة الأعمال السحابية.
- إنشاء وتصميم تطبيق مخصص.
