سواء كنت مديراً أو مالكاً لإحدى الصيدليات، بالتأكيد تواجه تحديات محاسبة الصيدليات بشكل يومي، والتي لا تختلف كثيراً عن محاسبة أي مؤسسة تجارية.

فما بين إدارة مشترياتك ومبيعاتك والمخزون والنقدية وحسابات الموردين والفروع، بالإضافة لإدارة الرواتب والمصروفات الإدارية وغيرها، تحتاج بكل تأكيد لمنظومة محاسبية قوية وبرنامجاً متخصصاً يطوع التكنولوجيا لخدمة أعمالك ودعم أرباحها وتوسعاتها.

وفي حال تعدد فروع صيدليتك أو الرغبة في التوسع بفروعها، وتقديم خدمات متعلقة بالتوصيل والتعاون مع شركات التأمين الصحي وإدارة عروض تسويقية أو برامج تخفيضات، لن يكون ذلك ممكناً بدون منظومة محاسبية إلكترونية متطورة.

كيف تؤثر برامج  محاسبة الصيدليات على المبيعات؟

بكل تأكيد لن ترغب في تحمل تكلفة أي استثمار بدون ضمان عائد قوي على هذا الاستثمار، متمثلاً في زيادة الأرباح بزيادة المبيعات أو خفض مواضع الإهدار.

ويحقق امتلاك منظومة محاسبية متقدمة في صيدليتك هذا الهدف، بتمكينك من متابعة وضبط مبيعاتك بشكل دائم، وتحقيق الرقابة الكاملة على المخزون والإيراد، بالإضافة لتسجيل بيانات العملاء لاستخدامها في تخطيط وتنفيذ الحملات التسويقية المختلفة.

وعادة ماتكون هذه البرامج جزءاً من أنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP، والتي توفر معلومات أكثر عن كل تفاصيل مؤسستك لتعطيك إمكانات إدارية غير محدودة تنعكس بشكل مباشر على زيادة مبيعاتك.

ماهي مواصفات برنامج محاسبة الصيدليات الناجح؟

المعلومات الدقيقة التي توفرها هذه البرامج المحاسبية والإدارية المتطورة تدعم التخطيط واتخاذ القرارات المناسبة المتعلقة بإدارة الصيدليات وينعكس مباشرة على كفاءة المنظومة الإدارية وزيادة المبيعات والأرباح.

هذه البرامج توفر تقارير لحظية بالإضافة لتلك اليومية والشهرية عن حجم المبيعات ومعدلات الزيادة أو النقص للبحث عن الأسباب واتخاذ القرار، هل يجب زيادة الإعلانات الخاصة بالصيدلية، أم إطلاق سلسلة عروض ترويجية للعملاء، وغيرها من الإجراءات.

وفي حالة تعدد فروع الصيدلية وبالتالي تعدد المخازن، وتعدد الموردين، يصبح برنامج المحاسبة والإدارة المتطور ضمانة لنجاح ضبط الحسابات، بجانب ضبط المخزون ومتابعة الأصناف الناقصة وتوفيرها من أجل الحصول على رضا العملاء.

وتتيح برامج إدارة الصيدليات المتطورة، إنشاء قائمة إضافية ببيانات جهات اتصال العملاء وربطها باحتياجاتهم من الأدوية لتوفير هذه الاحتياجات وتجنب النواقص خاصة في حالات الأدوية شحيحة التوافر لدى الموردين، أو تلك التي تتمتع بمعدلات سحب وبيع مرتفعة، وهو ما يزيد من ولاء العملاء ويرفع ثقتهم في الصيدلية وبالتالي يزيد من المبيعات.

ومن أهم مزايا هذه البرمجيات وجود حماية لبيانات العملاء، وحفظها والقدرة على استردادها في أي وقت، وهي مزايا لا تتوافر في وسائل الإدارة التقليدية، كما أن تواجدها يضمن التواصل المستمر مع العملاء لزيادة معدلات المبيعات.

ما هي أهم خصائص برنامج محاسبة الصيدليات؟

أرشفة ذكية

يجب أن يتضمن برنامج محاسبة الصيدليات قواعد بيانات جاهزة لتقبل عدد ضخم من الأدوية التي يتم تحديثها على مدار الساعة، مع وصف وتعريف الأدوية والأصناف، والتركيبات، وتصنيفها وفقاً للنوع مثل قسم الأدوية وقسم التجميل، بالإضافة إلى أقسام أخرى.

ويجب أن يتضمن مساحة لتسجيل الأدوية البديلة والناقصة وذلك لمنح العملاء معلومة كاملة وواضحة تساعده على رفع معدل الثقة بالصيدلية وزيادة الولاء لها بما يساهم في رفع نسبة المبيعات والاحتفاظ بالعملاء.

كما يجب توافر خاصية البحث الذكي عن الأدوية سواء من خلال الباركود أو اسم الدواء أو السعر أو الشكل الدوائي وغيرها من التصنيفات الذكية للبحث لجعله أسرع وأكثر فعالية خاصة مع وجود عملاء لا يعرفون اسم ولا سعر الدواء ولكن فقط يتذكرون شكل العبوة وبخاصة كبار السن.

إدارة العملاء

يجب أن يتضمن البرنامج تصنيف العملاء إلى عدة تصنيفات مثل عميل نقدي وعميل آجل وعميل تابع لمؤسسة وعميل تابع للضمان الصحي وغيرها من التصنيفات.

ومن الضروري أن يتميز البرنامج بسهولة التعرف على حسابات العملاء من خلال رقم الهاتف أو الرقم المرجعي أو العنوان أو تاريخ آخر فاتورة شراء أو غيرها، بالإضافة إلى مديونيات العملاء وغيرها.

إدارة الفواتير

إدارة الفواتير من أهم مقومات برنامج إدارة ومحاسبة الصيدليات الناجح، من خلال تنظيم عمليات البيع والشراء والمرتجعات وغيرها.

ويتضمن البرنامج إنشاء الفواتير بشكل آلي من خلال الباركود تتضمن الصنف والسعر والمخزن والصلاحية، كما يمكن تعديلها آليا.

وتهدف إدارة الفواتير بشكل دقيق إلى ضبط الحسابات بالإضافة إلى حساب الإيرادات والمصروفات والأرباح.

إدارة الموارد البشرية

يتضمن قسم إدارة الموارد البشرية، إدارة الموظفين، ومرتباتهم، والخصومات والمكافآت، بالإضافة إلى إدارة الإجازات كل ما يخص الموظفين.