الحفاظ على مخزون الصيدلية وإدارته بكفاءة هو أمر حيوي للغاية، فتأمين المخزون ووضع نظام للرقابة يضمن تقليل خسائر إهدار المخزون وسرقته، كما يضمن تجنب التعرض لمشكلة نواقص الصيدلية.

وعملية حفظ مخزون الصيدليات في مستودعات الأدوية عملية حيوية، وحساسة، لأنها يجب أن تضمن الحفاظ على سلامة الأدوية، ومن أجل ذلك وضعت إدارة الغذاء والدواء الأمريكية قوانين ومعايير صارمة للمستودعات التي يتم فيها حفظ الأدوية.

ويمكن للتكنولوجيا أن تساهم في إدارة مخازن الأدوية:

• توحيد المسميات والمصطلحات الخاصة بالأدوية بشكل دقيق.

• القيام بالمهام الروتينية والمستندية في مخازن الأدوية بشكل آلي.

• البحث الدقيق والمخصص عن أسماء الأدوية والتركيبات والمعلومات المتوافرة عن كل مستحضر دوائي.

• إصدار المستندات الخاصة بالمخازن آليا. 

معايير تكنولوجية لأمان مخازن الأدوية في الصيدلية

بينما يجب تخزين الأدوية في أماكن مناسبة تسمح بالتنظيف والتفتيش المستمر، وتصنيفها على أرفف معدة لهذا الغرض، وتزويد المخازن بأجهزة لقياس نسب الرطوبة والحرارة وغيرها، فمن المهم أيضاً دمج التكنولوجيا في عملية إدارة المخزون باستخدام برنامج احترافي لإدارة المخازن يمتلك الخصائص التالية:

• تمييز كل منتج دوائي برمز قابل للتتبع.

• تصنيف آلي للأصناف المعتمدة أو المرفوضة.

• وضع لائحة بالإجراءات الإلكترونية الخاصة باستلام وصرف الأدوية من المخازن.

• وضع آلية للاسترجاع في المخازن.

• كتابة تفاصيل الظروف المناسبة لتخزين كل دواء في البرنامج وعلى أرفف التخزين.

• متابعة تواريخ الصلاحية بشكل آلي وإصدار تنبيهات تحذيرية.

• ربط المخازن ببعضها آليا حال وجود أكثر من مخزن.

• توزيع الأدوية بشكل آلي للشحن والنقل.

• تسجيل بدائل الأدوية الناقصة.

• مقارنة المخزون خلال مدد محددة سواء أيام أو أشهر أو سنوات.

• إصدار الفواتير والإيصالات وطلبات الشراء الآلية.

• إصدار تقارير آلية تفصيلية بحركة الأدوية.

كيفية إدارة مخازن الأدوية

لأن الأدوية مركبات كيميائية بالغة الحساسية لظروف التخزين والتداول، مثل التعرض لضوء الشمس المباشر والحرارة والرطوبة، يجب مراعاة هذه الشروط لضمان أمان مخازن الأدوية التابعة لصيدليتك:

• المساحة الكافية للتخزين والفرز والنقل والاستبدال والتوريد.

• التهوية يجب أن تكون مناسبة.

• يجب فصل الأدوية التالفة أو منتهية الصلاحية في جناح مخصص لذلك بعيدا عن بقية الأدوية.

• تركيب كاميرات مزودة بخاصية الرؤية الليلية وبتقنية HD.

• منع الدخول إلا للأشخاص المصرح لهم عبر أجهزة بصمة العين التي يستحيل تزييفها.

• تسجيل كافة الوثائق الصادرة والواردة الخاصة بالأدوية.

طرق ترتيب مخازن الأدوية في الصيدلية

تتعدد الطرق الخاصة بالتخزين والتي تختلف من مستودع لآخر، فهناك من يستخدم الترتيب الهجائي من خلال أول حرف في اسم الدواء.

ويمكن الترتيب حسب الفئة العلاجية التي يتم تصنيفها في أرفف مختلفة بحسب كل مرض، كما يمكن تصنيف مخزون الصيدلية بحسب نوع التركيبة الدوائية هل هي أقراص أو سوائل أو حقن أو كريمات ودهانات.

 في كل الأحوال يجب تسجيل طريقة ترتيب المخزون على البرنامج الخاص بإدارة المخزون لديك، وتدريب طاقم العمل على طريقة ترتيب المخزون لتسهيل صرف الأدوية بدقة.

ويمكن للتكنولوجيا أن تساهم في:

 توحيد المسميات والمصطلحات الخاصة بالأدوية بشكل دقيق.

القيام بالمهام الروتينية والمستندية في مخازن الأدوية بشكل آلي.

البحث الدقيق والمخصص عن أسماء الأدوية والتركيبات والمعلومات المتوافرة عن كل مستحضر دوائي.

إصدار المستندات الخاصة بالمخازن آليا.